20 эффективных методов управления временем

В сегодняшней статье мы предлагаем 20 способов организации рабочих задач. Перечисленные методы помогут организовать время так, чтобы ни минуты не потратить зря.

1.   Правило 1, 3 и 5

Время рабочего дня ограничено, часто его не хватает для того, чтобы успеть сделать все запланированные дела.

Рекомендуем воспользоваться правилом 1, 3 и 5 для эффективного распределения времени. Суть его такова: за рабочий день можно успеть выполнить одно большое дело, три средние задачи и пять небольших. Таким способом можно делать девять задач в день и не создавать завал.

2.   Правило трех дел

Если первый пункт показался неудобным или сложным для выполнения, рекомендуем взять на заметку «Правило трех дел», которое разработал писатель и консультант по вопросам продуктивности Крис Бэйли. Во время рабочего дня необходимо выполнять три приоритетные задачи.

Конечно, менее важные дела никуда не денутся, поэтому можно чередовать первую (1, 3 и 5) и вторую методику.

3.   Десять минут

Если есть дело, к которому не хочется приступать, можно задать себе установку: Я буду им заниматься лишь десять минут, а потом расслабляться.

Когда ты начнешь выполнять задачу, есть вероятность, что втянешься в работу и захочешь довести дело до конца.

4.   Метод Помидора (Pomodoro)

Методику разработал итальянский студент Франческо Чирилло (владелец консалтинговой компании «Cirillo Consulting» и специалист по тайм-менеджменту), чтобы оптимизировать и облегчить подготовку к сдаче экзаменов. Это отличный вариант для тех, кому сложно сосредоточиться, а также для контроля времени. Метод получил свое название в честь кухонного таймера в форме помидора.

Нужно поставить таймер на 25 минут и сосредоточено выполнять дело. После окончания таймера следует отдохнуть 5 минут, а потом снова продолжить выполнение задачи. Спустя 4 цикла, можно сделать перерыв 30 минут.

Заведенный таймер действует еще и психологически, тиканье напоминает, что идет время, нужно сконцентрироваться и выполнить задачу.

5.   90/30

Техника подразумевает 90 минут усердной работы и 30 минут перерыва. Во время первой части таймера следует выполнять самые важные дела. По мнению эксперта из Йеля Перетза Лафи, девяносто минут – лучшее время, чтобы сконцентрироваться на одном деле. Тридцать минут перерыва хватает для того, чтобы отдохнуть и снова взяться за работу.

6.   52/17

Этот метод похож на предыдущий, разница заключается в цифрах и простоте реализации по сравнению с 90/30.

Нужно 52 минуты трудиться и 17 минут делать перерыв. Специалисты сервиса по трудоустройству провели эксперимент, в ходе которого выяснили, что 52/17 – оптимальное время для продуктивной работы и отдыха. Также с помощью методики можно избежать переутомления.

7.   Поедание лягушки

Метод с необычным названием разработал Брайан Трейси – известный специалист в сфере психологии успеха. Лягушками он называет сложные и неприятные дела, которые нужно сделать даже через «не хочу».

В начале трудового дня нужно выполнить одно из таких дел (съесть лягушку), а потом заниматься более приятными задачами с чувством удовлетворения от законченного сложного дела.

8.   Временные рамки

У перечня задач есть минус – не всегда есть представление, сколько времени уйдет на выполнение каждого пункта. В списке это всего лишь строчки, но каждая из них требует время на реализацию.

Для осуществления метода нужно вести календарь. Для каждого пункта следует указать ориентировочное время выполнения. Важно не отвлекаться на другие мероприятия и следовать плану.

9.   Доведение дел до завершения (Getting Things Done)

Метод разработал Дэвид Аллен, консультант по продуктивности и управлению временем.

Нужно записать все дела и идеи в одном блокноте или текстовом файле, а потом сделать их сортировку, переместив в таблицу, где заранее будут вписаны разделы, например, «Работа», «Дом», «Отпуск», «Покупки». Выполненные дела и утратившие актуальность вычеркиваются.

10.   Zen to Done

Если предыдущий метод кажется сложным, рекомендуем «Zen to Done». Методика разработана Лео Бабаута, автором книг по саморазвитию.

Предстоящие задачи нужно записывать, разделяя их на крупные (на неделю) и повседневные (на каждый день). Также их следует разделить на категории, как в предыдущем методе. Лишние и сделанные дела вычеркивай.

11.   Канбан

Японская методика позволяет контролировать, какие дела выполняются, какие сделаны и что еще нужно сделать.

Нужно взять доску для стикеров или маркеров и сделать три столбика с примечаниями: «Сделать», «Выполняю» и «Сделано». Сортировать дела в соответствии с их статусом.

12.   Правило 2-х минут

Если мероприятие занимает несколько минут, сделай его незамедлительно и больше не вспоминай о нем, как о нависшей задаче.

13.   Ноль входящих (Zero Inbox)

Метод заключается в своевременной обработке почты. Входящие письма нужно обрабатывать по мере поступления. Таким способом минимизируется вероятность упустить важное уведомление. При разборе входящих нужно решить, что делать с каждым пунктом – выполнить, переадресовать, отложить, удалить. Упростить процесс можно с помощью фильтров в почте.

14.   Свежий или жареный» (Fresh or Fried)

Технику разработала блогер Стефани Ли. У каждого человека в течение дня есть повышенный период продуктивности и ее спад. Важно выяснить, в какое время ты наиболее продуктивный, тогда и выполнять наиболее важные задачи. Чаще всего у людей прилив бодрости наблюдается с утра, а вечером – спад активности.

15.   Айсберг

Статьи, письма, заметки и другие материалы для работы сохраняй в одном месте, например, с помощью сервиса для заметок. Потом распределяй содержимое по папкам и категориям. Неактуальные и бесполезные задачи удаляй.

16.   Автофокус

Записывай предстоящие мероприятия в блокнот в произвольном порядке. Сначала выбери и отметь неотложные и сложные задачи, а потом приступай к тем, которые легче и по душе. Сделанные пункты вычеркивай.

17.   Матрица Эйзенхауэра

Проверенный годами метод, разработанный Дуайтом Эйзенхауэром. Распределить задачи по категориям:

1.      Срочные и важные.

2.      Важные, но несрочные.

3.      Срочные, но неважные.

4.      Несрочные и неважные.

Распределив дела по категориям, можно видеть, каким мероприятиям нужно в первую очередь уделить внимание.

18.   4D

Консультант и писатель Эдвард Рэй предлагает технику 4D:

1.      Do (делать) – нужно сделать как можно скорее.

2.      Delegate (поручить) – передать дело другому сотруднику.

3.      Delete (удалить) – если задача бесполезная или неактуальная, удаляй ее.

4.      Delay (отсрочка) – если задача несрочная или слишком большая, ее можно на время отложить.

19.   Хронометраж

Многие люди, которые хотят улучшить управление временем, тщательно отслеживают, сколько часов они занимаются делом, но не учитывают время, потраченное на развлечения и ерунду. Техника Хронометраж позволяет понимать, на что человек тратит время.

В течение нескольких недель фиксируй в блокноте, сколько и на что ты тратишь время. Возможно, в результате окажется, что нужно уменьшить времяпровождение в соцсетях и больше сосредоточиться на работе.

20.   Техника Тима Ферриса

Специалист по продуктивности предлагает два правила. Первое правило 80/20 – 80 процентов задач можно выполнить за 20 процентов времени. Второе правило – работа должна заполнять все время, отведенное для нее. Концентрация на задачах помогает выполнять их быстро и эффективно.

Применяя подходящие техники тайм-менеджмента, можно взять свое время под контроль, рационально распределить задачи и не накапливать дела.

Применял ли ты перечисленные методы управления временем? Расскажи о своих результатах в комментариях.

Источник: menslife.com